Stratégie de réduction des coûts du budget des collections – synthèse

Publié le vendredi 23 septembre 2016

Auteur : Leslie Weir, Bibliothécaire en chef

Décisions : Réduire de 400 k$ les dépenses en monographies et de 1,527 M$ les achats de revues; conserver l’entière collection de Wiley (en cours de négociations), mais retenir uniquement certains titres choisis des collections Taylor & Francis et Springer; et récolter des économies supplémentaires sur les dépenses en périodiques, en bases de données et en livres.

La Bibliothèque devra réduire son budget de collections de 1,927 M$ en 2016-2017. La communauté a été avisée de notre situation financière par l’entremise d’une série de communiqués affichés sur notre site Web et d’un sondage des collections, réalisé en mars 2016, à l’intention des professeurs réguliers et à temps partiels et des étudiants diplômés. Les résultats de cette enquête ont servi à déterminer les compressions budgétaires à l’endroit des revues et des bases de données.

Par conséquent, la Bibliothèque :

  1. Réduira de 400 k$ ses achats de monographies : grâce à l’obtention d’un financement ponctuel de 600 k$ pour soutenir l’acquisition de monographies en français, la réduction des dépenses en monographies passa d’1 M$ à 400 k$.

  2. Réduira de 1,527 M$ son budget de revues / bases de données : dans l'évaluation de la valeur globale des collections de revues de la mégaentente — venant à échéance cette année – l’uOttawa classe Springer à l’avant-dernier rang (en tenant compte du coût, de l'utilisation et de l'importance dans le domaine). Ce résultat est fondé sur une évaluation, réalisée par le Réseau canadien de documentation pour la recherche (RCDR), des trois collections en question.

La Bibliothèque préservera les abonnements à 65 des 2287 titres de Taylor & Francis, identifiés comme étant importants par au moins cinq membres du corps enseignant, selon le sondage des collections réalisé en mars 2016 auprès des professeurs et des étudiants diplômés. Ces titres jugés indispensables devraient atténuer les répercussions liées au fait de ne pas renouveler l’entière collection. La valeur des titres à couper est de 114 000 $ CAN. Voir la liste complète des titres à couper : http://biblio.uottawa.ca/fr/propos/collections/taylor-francis-titres-couper

Nous préserverons également 28 des 1932 titres de Springer identifiés comme étant importants par au moins cinq membres du corps enseignant. Ces titres jugés indispensables devraient atténuer les répercussions liées au fait de ne pas renouveler l’entière collection. La valeur des titres à couper est de 113 000 $ CAN. Voir la liste complète des titres à couper : http://biblio.uottawa.ca/fr/propos/collections/springer-titres-couper

En ce qui a trait aux revues et aux bases de données, notre objectif de réduction des coûts est de 1,3 M$ 227 000 $ = 1 527 000 $ CAN.

  • Collection Taylor & Francis 489 603 $ (2188 titres)
  • Collection Springer – 425 810 (2396 titres)
  • Bibliothèque de droit (revues et bases de données) 135 000 $
  • Bibliothèque des sciences de la santé (bases de données) 135 000 $
  • Bibliothèque Morisset (arts, sciences sociales, sciences, génie, gestion et éducation) et fonds multidisciplinaires ‒ 341 587 $ (comprend les revues et les bases de données – dont plusieurs indexent des milliers d’autres revues).

TOTAL : 1 527 000 $

Les répercussions : Avec la perte d’accès à plus de 8000 titres de revues et des réductions considérables au budget des monographies, la Bibliothèque peut réaliser les économies escomptées; et bien que les coupes touchent toutes les disciplines, nous pouvons préserver l’accès aux revues valorisées par le corps enseignant, dans les domaines prioritaires de recherche. Cependant, cette décision aura une incidence sur notre capacité à soutenir la recherche et l’enseignement et risque d’attirer l’attention des médias.

Prochaines étapes

La majorité des annulations entreront en vigueur le 1er janvier 2017. Nous n’aurons plus accès à une série de numéros antérieurs à 1997 sauf dans le cas où les archives ont été achetées. Certains éditeurs nous ont permis d’acheter des numéros antérieurs jusqu’en 1997, mais nous n’avons pas encore été en mesure de faire acquisition d’archives plus récentes. Un communiqué sera envoyé aux membres de la communauté universitaire vers la fin septembre pour leur faire part de nos décisions et des prochaines étapes, y compris les listes des ressources qui seront annulées.

Contexte

Les principaux facteurs ayant mené à cette situation :

  • L’absence d’indexation pour protéger la documentation savante contre l’inflation (environ 6 % par année). Comme il est expliqué dans un communiqué précédent, entre 1997 et 2014, la Bibliothèque a bénéficié d’une indexation annuelle de 3 à 10 % pour son budget des collections. Toutefois, depuis 2015-2016, cette augmentation a été suspendue.

Figure 1 – L’indexation du budget de collections par rapport au taux d’inflation applicable aux périodiques

  • Les défis de développer une stratégie universitaire pour atténuer les défis liés au taux de change : la Bibliothèque dépense plus de la moitié de son budget sur de la documentation en provenance d’éditeurs américains (non disponibles à partir de sources canadiennes) et dernièrement, comme nous le savons tous, le dollar canadien est faible par rapport au dollar américain. Au cours de l’année dernière, le taux de change varia entre 1,21 et 1,45 avec une moyenne de 1,31, entraînant une perte importante du pouvoir d’achat de la Bibliothèque.
  • L’imposition de l’administration centrale d’une coupe budgétaire généralisée de 2 % pour 2016-2017 — c’est la première fois que le budget des collections de la Bibliothèque n’est pas protégé contre de telles compressions. Lors des dernières séries de compressions budgétaires en 2009, la Bibliothèque a aboli 13 postes; elle serait aujourd’hui dans l’impossibilité de maintenir ses opérations si elle devait réduire ses effectifs davantage. Il a aussi été déterminé que la part des coupes budgétaires de la Bibliothèque, soit de 539 213 $, ne pouvait provenir de son budget de fonctionnement (collections et salaires exclus, représentant 0,05 % du budget total en 2016 comparativement à 10 % il y a 5 ans). Par conséquent, la totalité des réductions devait provenir du budget des collections. 

État actuel du budget des collections

  • En 2016-2017, le budget des collections de la Bibliothèque est de 13,944 M$; l’an dernier, le budget était de 15,328 M$, ce qui justifie une réduction d’environ 1,3 M$.
  • Le budget des collections se compose de deux parties principales :
    • Les périodiques et les bases de données : 11 844 910 $. Il importe de noter que de ce montant, 550 841 $ sert à soutenir l’accès aux collections (p. ex. les frais d’entretien de notre catalogue et système de recherche ainsi que nos abonnements institutionnels). Par conséquent, le montant dépensé en périodiques et en bases de données est 11 294 069 $.
    • De ce montant, 55 % (ou 6 244 262 $) est consacré aux ressources savantes numériques, pour une durée fixe de 2 à 4 ans (selon l’accord de licence). Ce sont généralement des collections de revues ou de bases de données acquises par l’entremise d’achats collectifs.
    • Par conséquent, 5 049 807 $ sont dépensés sur des abonnements de ressources numériques achetées localement (périodiques, bases de données, etc.)
    • Livres et autres achats ponctuels : 3 758 640 $.
    • En 2015-2016, un financement ponctuel de 500 000 $ a permis à la Bibliothèque de renouveler son abonnement à l’ensemble des revues Wiley.
    • En 2016-2017, la Bibliothèque a reçu 550 k$ pour soutenir l’acquisition de livres en français.

Stratégie de réduction des coûts

  • Évaluer toutes les ressources de la Bibliothèque en fonction de leur impact sur la recherche;
  • Réduire les répercussions sur les domaines stratégiques de développement en recherche de l’Université : Canada et le monde; santé, société électronique et sciences moléculaires et environnementales;
  • Réduire au besoin les dépenses en achat de livres tout en maintenant de robustes collections en français et en anglais;
  • Annuler les bases de données qui ne fournissent pas de ressources en texte intégral (p. ex. les résumés et les bases de données fournissant uniquement l’index);
  • Annuler au besoin les périodiques en fonction de l’impact de leur utilisation et de leur classement.
  • Évaluer les mégaententes à mesure qu’elles viennent à échéance.

Autres considérations

Cet automne, l’Université d’Ottawa ainsi que 26 autres bibliothèques universitaires, participera à une enquête nationale menée par Vincent Larivière, titulaire de la Chaire de recherche du Canada sur les transformations de la communication savante de l’Université de Montréal. Les résultats de cette étude, ainsi que ceux du sondage du mois de mars 2016, fourniront des renseignements détaillés sur les collections de périodiques ici à l’Université d’Ottawa et nous permettront de comparer nos résultats avec ceux d’autres universités participantes.

Dans le sondage Ithaka lancé en 2014 auprès des membres du corps enseignant, lorsqu’on demandait aux professeurs d’évaluer combien il est important que la Bibliothèque puisse être en mesure d’acheter les ressources dont ils ont besoin – de revues savantes aux livres et aux bases de données électroniques, – 91,3 % des répondants ont indiqué soit « très important » ou « extrêmement important ».

Pour nous aider à affronter notre réalité financière, nous devrons également considérer d’autres modèles d’acquisition tels que le modèle d’acquisition sur demande pour les nouvelles monographies. Cela se traduirait par l’annulation d’accords globaux prioritaires avec les grands éditeurs pour l’achat de nouveaux livres et mettre en place un plafond de dépenses afin de réaliser des économies. Cette approche n’est pas sans risque, mais doit être considérée vu notre situation financière. L’approche suppose également que les titres annulés seront accessibles par d’autres moyens – nous pouvons nous attendre à voir s’élever le niveau de frustration des usagers qui sont tenus d’utiliser le service de prêt entre bibliothèques pour trouver des articles de recherche.

Conclusion

Pour la première fois dans l’histoire de l’Université, la Bibliothèque a enregistré l’an dernier les plus importantes compressions dans son budget des collections en une seule année, soit une réduction de 1,2 M$ (et environ 8000 titres de revues) du budget des collections en annulant un grand nombre de ressources à faible et à moyenne valeur afin de réduire l’impact négatif sur les membres du corps enseignant et sur la communauté étudiante. Cette année, afin de réduire notre budget de 1,927 M$, nous avons annulé les ressources à faible et à moyenne valeur et nous sommes désormais obligés d’annuler des ressources stratégiques (plus de 8000 titres de revues – nombre total à préciser), ce qui aura sans doute une incidence négative sur la communauté. Nous avons un certain nombre de licences pluriannuelles comme Elsevier par exemple, qui n’arriveront pas à échéance cette année, mais le seront en 2016-2017 et en 2017-2018.

Si les mesures de protection du budget des collections ne sont pas rétablies (p. ex. l’augmentation annuelle du coût de la vie et l’exemption contre les coupes budgétaires généralisées) et que l’Université ne met pas en place une stratégie pour atténuer les variations de la devise américaine — comme recommandé dans le rapport d’évaluation stratégique de la Bibliothèque — nous pouvons nous attendre à de nouvelles annulations importantes qui compromettront davantage notre capacité à soutenir la recherche et l’enseignement à l’Université et qui auront des répercussions négatives sur la capacité de l’Université à recruter et à retenir les meilleurs chercheurs et étudiants diplômés.

[Caption]

Bien qu’en 2014-2015, les collections de la Bibliothèque de l’uOttawa étaient classées au 5e rang sur le plan national, après deux années de compressions budgétaires, nous nous attendons à baisser d’au moins trois échelons pour nous classer juste devant l’Université Laval. L’uOttawa devrait faire équipe avec la Bibliothèque afin de développer un modèle durable de financement pour soutenir les objectifs de l’Université et de la Bibliothèque, en matière de recherche, et pour permettre à l’Université de demeurer concurrentiel par rapport aux autres universités, dont la plupart ont reçu un financement ponctuel pour couvrir la baisse du dollar canadien.

Pour reprendre les mots d’un professeur ayant répondu à notre récent sondage, « La qualité d’une université dépend de ses ressources; si nous affaiblissons ses fondements, notre pertinence à titre d’acteur crédible sera mise en doute ».

 

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