Guide-conseil pour la préparation de documents en vue d’un don

Les Archives canadiennes des femmes en STIM (Sciences, Technologies, Ingénierie, Mathématiques) est une nouvelle initiative des Archives et collections spéciales de la Bibliothèque de l’Université d’Ottawa. Les principaux objectifs de ce projet sont d’acquérir, de préserver et de diffuser des documents d’archives sur tous supports qui contribuent à enrichir la recherche et les connaissances sur la contribution des femmes dans le domaine des STIM au Canada. Les Archives et collections spéciales sont un centre d’expertise et de référence reconnu. Ses collections sont accessibles à un large public, incluant des enseignants et des étudiants issus de disciplines variées, des universitaires indépendants, des écrivains, des journalistes et des militants communautaires.

Ce guide-conseil s'adresse aux femmes qui ont été et/ou qui sont impliquées dans les domaines des STIM au Canada, ainsi qu'aux organisations professionnelles qui ont soutenu et/ou qui soutiennent les femmes en STIM. Il fournit des informations pratiques sur la meilleure façon de préparer des documents en vue d'un don aux Archives et collections spéciales pour leur conservation à long terme. Ainsi, ce guide-conseil se veut un outil pour soutenir le travail de collecte pour la constitution d’archives historiques qui témoigneront du statut, des expériences, des succès et des défis des femmes en STIM, et ce pour les générations actuelles et futures.

Par où commencer ?

Avant de contacter les Archives et collections spéciales, ne faites pas de démarches hâtives dans le tri de vos archives ou l’élimination de certains documents ou renseignements les entourant. Certains documents peuvent se révéler être du matériel à teneur historique, offrant une perspective unique sur vos archives ou participant à une meilleure compréhension de celles-ci. Il n’est pas nécessaire de transférer vos documents dans de nouveaux dossiers puisque une fois acquis, ils seront classés dans des dossiers répondant aux normes archivistiques. Cependant, il est important de nommer chaque dossier si cela n’a pas déjà été fait.

D’autre part, si vous hésitez à donner vos archives en raison d’informations personnelles contenues dans ces dernières, sachez qu’il est possible d’appliquer une restriction d’accès aux documents pendant une période déterminée. Suite au processus d’évaluation, si des restrictions sont à appliquer leur mention sera incluse dans le contrat de donation.

Information à fournir

Lorsque vous contactez les Archives et collections spéciales pour un don éventuelle, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir remplir le formulaire « proposition de don », et de nous fournir au mieux de vos connaissances des informations relatives aux documents.

1.Nom du créateur

Indiquer le nom de la personne ou de l’organisation à qui a appartenu les archives, ou de quelconque personne ayant joué un rôle dans leur création.

2. Une courte biographie du créateur / une histoire administrative de l’organisation à qui ont appartenu les documents

Dans le cas d’un individu, veuillez fournir une brève biographie du créateur des documents incluant :

  • les dates de vie
  • les formations reçues
  • les activités professionnelles
  • les engagements personnels
  • les réalisations notables
  • les distinctions reçues

Dans le cas d’une organisation, veuillez fournir une histoire administrative incluant :

  • les dates de création et de dissolution (s’il y a lieu)
  • le mandat/ la mission
  • les personnes clés dans l’organisation
  • les principales activités
  • les réalisations

3. Les dates couvertes par les documents

Indiquer approximativement les dates de couverture des documents. Cette information peut être précise (1962-1984) ou plus générale (des années 1960 à 1980).

4. Un aperçu des types de documents (ou une liste détaillée des dossiers si possible)

Pour un individu, le don pourrait inclure des documents personnels tels que :

  • de la correspondance
  • des journaux personnels
  • des rapports
  • des articles
  • des photographies
  • des cartes et des plans
  • des vidéos et des cassettes audio
  • des disquettes d’ordinateur

Pour une organisation, le don pourrait inclure :

  • des documents constitutionnels (les statuts et règlements)
  • des minutes de conseils et/ou comités
  • de la correspondance
  • des documents de planification
  • des rapports financiers
  • des dossiers du personnel
  • des rapports et des communiqués
  • des bulletins
  • des dossiers relatifs aux membres
  • des dessins d’architecture
  • des photographies
  • des vidéos ou cassettes audio.

Noter que nous comprenons que les organisations peuvent avoir des structures particulières et produire divers types de documents.

Si vous possédez du matériel audiovisuel ou électronique, veuillez indiquer le type de documents (courriels, photographies numériques, enregistrements sonores, bases de données, etc.), ainsi que leur type de supports (cassette audio, vidéocassette, disque dur, CD / DVD, disquette, clef USB, etc.).

5. Étendue / quantité de documents

Il vous sera peut-être difficile d’évaluer la quantité précise de vos documents. Cependant, nous vous serions reconnaissants de nous fournir une estimation de leur étendue. Vous pouvez par exemple nous indiquer le nombre de boites qui les contiennent, et/ou le nombre de centimètres de document textuels, le nombre d’articles et/ou d’objets :

  • Le don comprend 2 boites de documents de type « bankers », contenant de la correspondance, des brochures, des photographies, des enregistrements sonores
  • Les photographies sont au nombre d’environ 100 et comprennent environ 30 photographies couleurs, et 70 photographies en noir et blanc.
  • Les 3 enregistrements sonores sont sur 3 cassettes audio avec des copies sur un DVD.

6. L’état et l’histoire des documents

Une brève description des activités concernées et documentées par ces documents serait utile. Toutes informations relatives aux documents eux-mêmes et à leur contenu, à leur accumulation et à leur organisation, à leur entreposage et à leur conservation passés, seront précieuses pour une meilleure compréhension de vos archives. 

7. Vos coordonnées

Enfin, veuillez nous fournir les coordonnées qui nous permettrons de vous joindre: votre nom, et si le matériel est offert par une organisation, le nom de l’organisation et de sa personne contact.

Contrat de don

Quand une offre de documents d’archives est acceptée, une entente de don est négociée entre les Archives et collections spéciales et le donateur/donatrice. L’entente couvre la propriété et la garde, les conditions d’utilisation, l’accès et le droit d’auteur, les restrictions éventuelles, et toutes autres informations pertinentes relatives à la donation.

Livraison du matériel archivistique

L’acheminement du matériel archivistique aux Archives et collections spéciales relève de la responsabilité du donateur/donatrice.

Pour toutes questions concernant nos politiques et procédures, ou si vous souhaitez faire don de documents d’archives, n’hésitez pas à nous contacter :

Archives et collections spéciales

Université d’Ottawa

65, University Private

Ottawa, Ontario K1N 6N5

Courriel : arcs@uottawa.ca

Numéro de téléphone : 613-562-5800 ext. 3453

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