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Mise à jour : nouvelles informations disponibles sur les services de numérisation sur demande, collecte en bordure de rue et les services de la Bibliothèque sur le campus cet automne (2020-07-28)
Information

Politique d’élagage

Préambule

L’élagage d’ouvrages est une importante composante de la gestion des collections. Plusieurs motifs justifient l’exercice : les collections de la Bibliothèque sont plutôt considérées comme dynamiques, et non comme statiques, car des nouveautés y sont ajoutées régulièrement; il existe un besoin continu de rentabiliser les espaces de la Bibliothèque; et les ressources d’information deviennent désuètes dans divers domaines.  

Le milieu actuel des bibliothèques est caractérisé par une collaboration accrue entre établissements en matière de gestion partagée de l’impression et de la préservation. Dans cette optique, l’élagage de documents est effectué en tenant compte d’un plus grand nombre de ressources documentaires. La gestion active de la collection physique doit être effectuée régulièrement afin de gérer, de manière proactive, l’empreinte de la collection en matière d’espace, de la qualité des documents et de leur taux d’emprunt. Par conséquent, l’élagage en tant qu’activité permanente est aussi important que la sélection d’ouvrages. Pour cette raison, il doit s’aligner sur la politique de développement de la collection de la Bibliothèque. Il importe que les membres du personnel enseignant soient informés de toute initiative d’élagage ayant un effet sur leur utilisation des collections, afin de les sensibiliser aux objectifs et aux résultats et afin de désamorcer toute préoccupation.  

Objectif

Cette politique vise à fournir des lignes directrices pour la sélection de documents à retirer de la collection afin de faire en sorte que 1) la collection imprimée est de taille adéquate pour répondre aux besoins variés des usagers; 2) notre entrepôt hors campus est utilisé de la manière la plus efficace possible; et 3) nous remplissons notre engagement de coordonner la préservation des derniers exemplaires dans le cadre de tout accord de collaboration avec d’autres établissements.

Remarque  ̶  L’élagage de contenu numérique est une question moins pressante qui sera traitée selon les mêmes principes que ceux énoncés dans cette politique, conjointement avec notre politique de développement de la collection, selon les circonstances.

Installation hors campus

La Bibliothèque dispose d’un entrepôt hors campus, appelé « l’Annexe », qui contient près d’un million d’ouvrages imprimés à usage limité (livres, revues, microfiches, matériel audiovisuel, etc.). Les documents qui s’y trouvent ont été évalués par nos bibliothécaires et transférés à l’Annexe en raison de leur faible taux d’emprunt. La Bibliothèque possède un service de livraison de documents imprimés, de l’Annexe au campus, ainsi qu’un service de numérisation pour les articles de revues. Réduire la taille de la collection hors campus, selon les critères décrits ci-dessous, est de toute importance afin de rentabiliser l’espace disponible et de minimiser les frais généraux. Et comme mentionné plus haut, il est entendu que toute décision liée à l’élagage doit tenir compte de tout accord de collaboration qui nous oblige à évaluer nos collections contre celles d’autres établissements, et ce, à des fins de préservation et d’accès.

Critères

Il importe de reconnaître que les critères de rétention et d’élagage varient d’un domaine à l’autre et devraient s’enraciner dans les pratiques et les besoins des divers groupes de chercheurs et d’étudiants. Ce qui est jugé approprié dans une discipline ne le sera pas forcément dans une autre. Dans certains programmes, il faudra régulièrement retirer des ouvrages pour ajouter des nouveautés, tandis que dans d’autres programmes, les documents conservent leur valeur au fil du temps. L’approche décisionnelle adoptée ne doit compromettre ni le soutien à l’enseignement ni l’appui à la recherche.

Les critères suivants sont utilisés pour déterminer le retrait (par ex. l’élagage) d’un document imprimé. Dans ce contexte, au moins un des critères énumérés sera pertinent pour toute évaluation, selon le domaine et le type de contenu :

  1. Les exemplaires en double dans un même format.
  2. Les ouvrages ne soutenant plus l’enseignement et la recherche.
  3. Les ouvrages archivés dans un dépôt numérique fiable, par ex. Le Portail des chercheurs de l’OCUL (Scholars Portal).
  4. Les publications en double format.
  5. Les ouvrages conservés dans une bibliothèque proche.
  6. Les documents abîmés ne soutenant plus l’enseignement et la recherche.

Processus

Les bibliothécaires s’occupent de l’élagage continu des documents dans leurs domaines de responsabilité, selon une évaluation périodique de la collection. Bien que les bibliothécaires soient autonomes dans leur prise de décision concernant l’élagage de la collection, il est également entendu que les gestionnaires de collections ont la responsabilité d’assurer le respect de cette politique.

L’élagage comprend divers services et, par conséquent, une bonne planification et une coordination des efforts s’imposent. Afin de retirer des documents de la collection de la Bibliothèque, il faudra suivre les étapes du plan de travail approprié pour supprimer l’entrée et la notice bibliographique du catalogue, ce qui implique la participation de l’équipe de Description de ressources et services de métadonnées. De plus, faciliter la logistique pour l’élagage de documents à l’Annexe relève des Services de fourniture des documents et prêt entre bibliothèques.

La mise en œuvre de l’élagage doit s’aligner avec la charge de travail des bibliothécaires, l’état de la collection, les objectifs d’économie d’espace reliés aux projets de rénovation, et la taille du projet d’élagage. Selon l’ampleur du projet, il faudra possiblement élaborer un plan de projet détaillant objectifs, échéanciers, ressources et flux de travail. S’il y a lieu, il faudra mettre en place un processus annuel de planification et de coordination des projets d’élagage en réponse aux facteurs susmentionnés. Cette responsabilité appartient aux gestionnaires de collection en collaboration avec le chef des acquisitions, le chef de Description de ressources et services de métadonnées, et le bibliothécaire associé (Collections).

 

Le Comité de développement de la Collection

18 mars 2016

 

Le Conseil des bibliothèques

20 avril 2016

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